Vrije ruimte

Uitgangspunt van de wkr is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon vormen, ook als het gaat om kosten die 100% zakelijk zijn. Er is een vrije ruimte waarbinnen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij gegeven kunnen worden. De vrije ruimte bedraagt in 2022 1,7% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere.

Let op! In verband met de energiecrisis is voorgesteld om de vrije ruimte in 2023 over de eerste € 400.000 van de loonsom te verhogen naar 3%. Met ingang van 2024 geldt een vrije ruimte van 1,92% over de eerste € 400.000. Maak van deze extra vrije ruimte gebruik!

Is het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemer hoger dan de vrije ruimte, dan moet u over het meerdere een zogenaamde eindheffing van 80% betalen. Bonussen en eindejaarsuitkeringen zijn doorgaans bruto. Wellicht kunt u deze uitkeringen geheel of gedeeltelijk belastingvrij doen, bijvoorbeeld in de vorm van een vergoeding voor reiskosten. Mogelijk hebt u nog een deel van de vrije ruimte over om bonussen belastingvrij uit te betalen.

Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden aparte vrijstellingen, die niet ten laste komen van de vrije ruimte. Wanneer de vergoeding hoger is dan de daarvoor geldende norm, dan is het deel boven de norm belastbaar loon van de werknemer. Er zijn ook verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd. Daarvoor hoeft dus geen bedrag bij het loon geteld te worden.

Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten

Met ingang van 2022 is een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van kosten van thuiswerken opgenomen in de wet. Vergoedingen tot een bedrag van € 2 per thuisgewerkte dag of gedeelte daarvan zijn vrijgesteld. Voor een werkdag kan niet zowel de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een vergoeding voor kosten van woon-werkverkeer worden toegepast. Wel kan op een thuiswerkdag een vergoeding voor een dienstreis worden toegekend. Op basis van de verhouding thuiswerkdagen en werkdagen op de vaste
werkplek kan een combinatie van thuiswerk- en reiskostenvergoeding worden gegeven. In 2023 gaat deze gerichte vrijstelling naar € 2,13 per thuisgewerkte dag.

Controleer voor het afsluiten van de loonadministratie over dit boekjaar onderstaande punten:

• Loonkostenvoordeel (LKV) oudere werknemers.
• LKV arbeidsbeperkte werknemers.
• LKV doelgroep banenafspraak en scholingsbelemmerden.
• Leningen verstrekt aan personeel.

Hebt u werknemers in dienst die ouder zijn dan 56 jaar? Of werknemers die (deels) arbeidsongeschikt of werkloos zijn? Dan hebt u mogelijk recht op een loonkostenvoordeel.

De dga en zijn partner zijn wettelijk verplicht om voor hun werk voor de bv ten minste een gebruikelijk loon te ontvangen. Het gebruikelijk loon is in 2022 het hoogste van de volgende bedragen:

1. 75% van het salaris uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking;
2. het hoogste salaris van de overige werknemers van de bv;
3. € 48.000.

De bv mag aannemelijk maken dat het salaris van de dga lager moet zijn. De zogenaamde doelmatigheidsmarge, waardoor het loon 25% lager mag zijn dan het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, vervalt in 2023. Dat betekent in veel gevallen een verhoging van het gebruikelijk loon. Het verdient aanbeveling om te zorgen voor een onderbouwing van het loon van de dga, zowel in 2022 als in 2023.

Let op! De verplichting om ten minste een gebruikelijk loon te betalen geldt voor iedere bv waarin u of uw partner een aanmerkelijk belang heeft en waarvoor u werkzaamheden verricht.

Bij de aangifte over het laatste tijdvak van 2022 moet u btw afdragen over het privégebruik van zaken die tot de onderneming behoren. Voor het privégebruik van de auto kunt u gebruikmaken van een forfaitaire regeling. U draagt bij de aangifte over het laatste tijdvak van het jaar 2,7% van de catalogusprijs van de auto af. In plaats van de forfaitaire regeling kunt u btw afdragen over het werkelijke privégebruik. Dit kan voordeliger zijn. Voor een auto, die inclusief het jaar van ingebruikname vijf jaar in de onderneming is gebruikt, geldt een forfait van 1,5%. Heeft u bij de aankoop van de auto geen btw in aftrek gebracht, dan mag u voor de berekening van het privégebruik altijd uitgaan van het lagere forfait.