Werknemer voor de loonbelasting is de natuurlijke persoon, die tot een inhoudingsplichtige in privaatrechtelijke dienstbetrekking staat. Er is sprake van een dienstbetrekking als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. er bestaat een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer;
2. de werknemer is verplicht tot het persoonlijk verrichten van arbeid gedurende zekere tijd; en
3. de werkgever is verplicht om loon te betalen aan de werknemer.

In een procedure over een naheffingsaanslag loonheffingen bestreed een bv het bestaan van een dienstbetrekking met een ingehuurde persoon. De rechtbank oordeelde dat de inspecteur niet aannemelijk heeft gemaakt dat sprake was van een gezagsverhouding. De ingehuurde persoon had de vrijheid om de dagelijkse leiding en het dienstverleningsproces van de bv naar eigen inzicht in te richten en uit te voeren. De dga van de bv hield zich niet bezig met de dagelijkse leiding van de onderneming en had daarvan ook geen verstand. De ingehuurde persoon had bijzondere kennis op het gebied van de ondernemingsactiviteiten. Daarom ontbrak de voor een dienstbetrekking vereiste gezagsverhouding.

Wel was sprake van een fictieve dienstbetrekking. De vereisten daarvoor zijn dat een natuurlijke persoon op doorgaans ten minste twee dagen per week gedurende een periode langer dan een maand persoonlijk arbeid verricht. Het bruto-inkomen per week moet daarbij ten minste 2/5 maal het minimumloon bedragen. Aan die vereisten was voldaan. De rechtbank merkte op dat het niet nodig is dat de fictieve werknemer zich heeft verbonden tot het persoonlijk verrichten van arbeid. De feitelijke situatie is bepalend.

Volgens de wet is er geen sprake van een fictieve dienstbetrekking als de arbeid is verricht in de uitoefening van een bedrijf of in de zelfstandige uitoefening van een beroep. Deze uitzondering deed zich hier niet voor. Naar het oordeel van de rechtbank was er onvoldoende bewijs voor ondernemerschap van de ingehuurde persoon. Deze had slechts één opdrachtgever en liep geen debiteurenrisico.

De werkkostenregeling kent als uitgangspunt dat alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon behoren. De verstrekking van een voordeel dat kan worden toegerekend aan de dienstbetrekking, behoort in beginsel tot het loon, ook als het niet als beloningsvoordeel wordt ervaren. De werkkostenregeling kent een vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom. De werkgever kan vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, voor zover aan het gebruikelijkheidscriterium is voldaan. De wet geeft geen definitie van het gebruikelijkheidscriterium. Bij het aanwijzen als eindheffingsbestanddeel is de loonheffing voor rekening van de werkgever, voor zover de vrije ruimte wordt overschreden.

De inspecteur moet, als hij van mening is dat vergoedingen of verstrekkingen niet als eindheffingsbestanddeel zijn aan te merken, feiten en omstandigheden stellen die dat standpunt kunnen dragen. Als de werkgever het standpunt van de inspecteur betwist, moet de inspecteur de door hem aangevoerde feiten en omstandigheden aannemelijk maken. Volgens de Hoge Raad heeft de inspecteur niet aan deze stelplicht voldaan door alleen te verwijzen naar de door de Belastingdienst gehanteerde doelmatigheidstoets van € 2.400 per werknemer per jaar.

De totstandkomingsgeschiedenis van de werkkostenregeling biedt weinig aanknopingspunten voor de wijze waarop de inspecteur aan zijn stelplicht kan voldoen. Voor de hand ligt om vergelijkingen te maken met de toepassing van de werkkostenregeling voor andere werknemers van dezelfde werkgever, voor collega’s in dezelfde functiecategorie als de werknemer en voor werknemers bij andere werkgevers.

Hof Amsterdam was van oordeel dat de verstrekking van een groot pakket aandelen aan een selecte groep werknemers niet aan het gebruikelijkheidscriterium voldeed. De toekenning van aandelen had geen betrekking op de vergoeding van werkkosten die door een werknemer daadwerkelijk waren gemaakt, aldus het hof. Anders dan het hof meende, is de reikwijdte van de werkkostenregeling niet beperkt tot vergoedingen en verstrekkingen die een zuiver zakelijk of een gemengd karakter hebben. De Hoge Raad heeft de uitspraak van het hof vernietigd en de zaak verwezen naar Hof Den Haag.

Werkgevers mogen tot 1,2% van de loonsom van alle medewerkers samen onbelast vergoedingen geven aan hun personeel. Dit is de vrije ruimte. Naast de vrije ruimte zijn er mogelijkheden voor andere onbelaste vergoedingen.

De vrije ruimte wordt met ingang van 2020 vergroot van 1,2% naar 1,7% van de loonsom. De verruiming gaat gelden voor de eerste € 400.000 van de loonsom van een werkgever. Bij deze loonsom gaat de vrije ruimte van € 4.800 naar € 6.800. Voor zover de loonsom hoger is dan € 400.000 blijft de vrije ruimte 1,2%.

De verruiming van de werkkostenregeling komt met name ten goede van kleine werkgevers.